miércoles, 31 de diciembre de 2014

Los usuarios y la gestión de proyectos: involucrarlos para alcanzar el éxito

Para que TI sea un área facilitadora de los proyectos que transforman y potencian al negocio, los CIOs deben ser capaces de gestionar los proyectos involucrando a todas las personas de la organización, desde los gerentes a los usuarios finales del sistema y durante todo el desarrollo del proyecto. ¿cómo lograrlo?

1) Levante el caso de negocios para asegurar un entendimiento adecuado de la situación, la necesidad y los desafíos que implica; pero sea realista, porque en estos casos no necesariamente están todas las transacciones o realidades de los procesos de negocios.

2) Identifique un Sponsor del proyecto que sea capaz de establecer un compromiso de las áreas usuarias de la solución. Este Sponsor le permitirá mantener vivo el proyecto, solucionar problemas políticos, movilizar a los usuarios para alcanzar los objetivos, pues al involucrar desde el principio, se genera confianza y se asumen los riesgos y costos del proceso.

3) Defina los alcances del proyecto, lo que implica ser un agente activo que asesora y propone metodologías y nuevas tendencias tecnológicas para desarrollar la solución.

4) Comunique durante todo el proceso. Difunda los avances, beneficios e impactos que tendrá  el proyecto en la forma de hacer las cosas. Procure hacerlo con un lenguaje simple, de manera integrada con el Sponsor del proyecto y a través de otros líderes informales que tenga la empresa.

5) Prepárese para la salida a producción, planificando la capacitación y entendiendo que en general la informatización de los procesos produce cambios de roles y por tanto rompe la forma habitual de hacer las cosas, cambia la vida de las personas e influye en su quehacer.

Así, al aplicar estos 5 puntos aumentan las posibilidades de lograr el éxito y obtener los resultados esperados, disminuyendo riesgos y las probabilidades de fracaso en los proyectos que TI aborda para el beneficio de diversas áreas al interior de la organización.

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